Vor allem in dezentral verteilten Teams wird Zusammenarbeit – zu Neudeutsch: Collaboration – erst wirklich fruchtbar und produktiv, wenn man gleichzeitig an ein und demselben Dokumenten arbeiten kann; co-editing nennt man das.
Collaboration ohne co-editing ist wie Tomaten-Suppe mit Chopsticks essen, es …
… wird nicht wirklich gut funktionieren.
Mag der Experte die langen Glasnudeln und die eine oder andere größere Suppeneinlage – Gemüse oder Fleisch / Fisch – noch halbwegs gut mit den Sticks rausfischen können, bei Gemüsebrühe und Tomatensuppe hört‘s auf. Da beißt sich sogar der geübte Asiate die Zähne aus.
Unter Kollaboration – im Englischen Collaboration – versteht man die Zusammenarbeit; unter co‑editing (das ist schon Englisch) das mitunter gleichzeitige Bearbeiten ein und desselben Dokuments.
Das ist nicht immer erforderlich; möchte man jedoch performant und effizient arbeiten, dann ist es oftmals unabdingbar. Gerade die Anforderungsanalyse – zu Neudeutsch, das Requirements Engineering – oder das Refinement sind Vorgänge, die oftmals über einen längeren Zeitraum mehrere Personen beschäftigt. Soll jeder sein eigenes Dokument pflegen? Wie werden die geistigen Ergüsse der Beteiligten zusammengeführt? Das macht keinen Spaß und ist wenig motivierend für’s Team Building.
Collaboration, über Skype, ZOOM & Co. hinaus
Mit Skype, Zoom & Co. lassen sich zwar virtuelle Räume für Meetings schaffen, in denen hauptsächlich Besprechungen und Präsentationen abgehalten werden, doch darf sich Kollaboration – also die gemeinschaftliche Zusammenarbeit – nicht alleine auf (diese) Events reduzieren.
Collaboration soll und muss auch und vor allem dazwischen passieren
Echte Collaboration findet statt, wenn Martin (München, GER) und Reg (London, UK) ein Konzept erarbeiten sollen und dabei gemeinsam an ein und demselben Dokument arbeiten; manchmal gleichzeitig, manchmal zeitversetzt. Und das, obwohl Martin und Reg in unterschiedlichen Ländern arbeiten.
Collaboration in Verbindung mit Co-editing ist, wenn Martin gerade ein paar (wichtige) Gedankengänge erfasst hat und Reg zeitgleich das Dokument betrachtet und noch während Martin daran (weiter-) arbeitet schon ein paar Anmerkungen und Fragen zu Martin‘s Gedankengängen im Dokument platziert. Und weil beide schnell zu der Ansicht kommen, dass für einen speziellen Aspekt des Konzepts Yuan (China) ein wichtiger Know How-Träger ist, wird sie als Autor zur Bearbeitung des gemeinsamen Dokuments hinzugefügt. Die Bearbeitung kann mittels Kommentare zeitgleich, als auch asynchron durchgeführt werden.
Die Vorteile, die sich aus Co-editing ergeben sind:
Signifikante Kostenersparnisse in Projekten wie auch in der Linie, da
- die Effizienz bei der Erstellung von Konzepten und Requirements (Anforderungen) erheblich an Geschwindigkeit gewinnt
- ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Zusammenführen verschiedener Versionen eines Dokuments entfällt
- mögliche “Irrwege” bei der Konzepterstellung schneller durch das Vier- oder gar Vielaugenprinzip aufgedeckt werden
etc.
Des Weiteren erhält man, sofern man sich für das richtige Werkzeug entscheidet, ein einfach zu erlernende und anzuwendende Plattform mit automatischer, revisionssicherer Versionshistorie.
Ein dafür gut geeignetes Tool ist Atlassian Confluence. Leider oftmals “nur” als Dateiablage und kaum besser als ein besserer ASCII-Editor genutzt. Gerne unterstützen wir Sie in der effizienten Handhabung dieses und so manch anderer Tools. Kontaktieren Sie uns.
