Nun ja, so grob ausgedrückt möchten wir es nun doch nicht stehen lassen. Aber ein Fünkchen Wahrheit ist auf jeden Fall dran. Im agilen Umfeld sind zwei Produkte von Atlassian – JIRA und Confluence – oftmals die gesetzten Werkzeuge / Tools. Perfekt sind sie nicht, aber es lässt sich gut damit arbeiten. Bei Kunden stoßen wir oftmals auf zwei Situationen, die zu einem suboptimalen Einsatz der Werkzeuge führen.

• Um den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten, müssen alle Teams denselben Tool-Setup nutzen. Anpassungswünsche einzelner Teams führen zu Unmut.
  
• Inhaltlich, also in der Anwendung, werden Werkzeuge – oftmals aufgrund unzureichender Tool-Kenntnisse – suboptimal genutzt.

Während man sich mit der unter Punkt “a” beschriebenen Situation oftmals arrangieren kann, schlägt die suboptimale Nutzung eines Werkzeugs wegen unzureichender Tool-Kenntnis oftmals wirklich grob zu Buche. Manchmal mutet es an, als würde der Nagel mit dem Schraubenzieher in die Wand geschlagen werden.

A fool with a tool is still a fool.

Was sind aber nun die häufig gemachten Fehler, …

… die ihren Ursprung nicht selten in der mangelhaften Anwendung der Methode haben?

• Confluence ist zwar vorhanden, die umzusetzende Funktionalität wird aber im Ticketing-System JIRA dokumentiert.
• Die Anforderungsanalyse / das Requirements Engineering, bei der große Abhängigkeiten in Bezug auf die Mitwirkung Dritter – z. B. der Fachabteilungen – herrscht, wird als User Story oder Task in den Sprint mit aufgenommen.
• Confluence wird weitgehend als Dateiablage für in MS Word, MS Excel, MS Powerpoint & Co. erstellte Dokumente genutzt, anstatt die die co-editing-Funktionalität des Werkzeugs zu nutzen.

Was sind die Auswirkungen, wenn einer suboptimalen Tool-Nutzung?

• Mangelhafte Transparenz bezüglich des Status Quo des Projekts (JIRA)
• Informationsverluste und damit Informationsdefizite
• Suboptimale Kommunikation, die sich alsdann oftmals ausschließlich auf das gesprochene Wort und / oder E-mail konzentriert.
• (Confluence-) Statistiken zeigen, dass wichtige Seiten der internen Wikipedia nur schwach frequentiert sind.
• Mangelhafte Ressourcensteuerung
• Ineffektive Tool-Nutzung führt zu ineffizienten Projektabläufen und damit zu Verzögerungen
• Verzögerungen kosten Geld

Conclusio

Es – das Projekt – läuft suboptimal. Alle – respektive viele – haben das gleiche Gefühl. Es ist aber leider nur ein Gefühl, weil mangels optimaler Nutzung der vorhandenen Werkzeuge keine validen diesbezüglichen Information gewonnen werden können.

Unser ganzheitlicher Ansatz besteht nicht nur in der frühzeitigen Einbindung aller von einem Projekt betroffenen durch ein rechtzeitiges Stakeholder Management, sondern auch in der Entwicklung von Synergien durch das optimale Miteinander von Mensch, Methode und Werkzeug.

Praktische Erfahrung, Methodenexpertise & Tool-Kenntnisse zeichnen die Mitarbeiter der GesAPro – Gesellschaft für Arbeits- und Projektorganisation mbH & Co. KG aus. Wir schaffen Klarheit und Transparenz und optimieren somit Ihr Projektgeschehen.