Skype, Teams oder doch besser ZOOM? Wird die Bandbreite reichen oder bricht uns das Netz zusammen? Für manche Unternehmen reduziert es sich auf die Fragen der Technik, doch hängt der Erfolg eines Virtual (Big Room) Meetings an noch ganz anderen Aspekten, die mit Methode und dem Faktor Mensch zu tun haben.
Was beinhaltet Kommunikation so alles?
Nach einer bekannten Theorie von Albert Mehrabian sind die Hauptelemente der Kommunikation: die Botschaft, der Tonfall und die nonverbale Kommunikation – Gesten, Aussehen und Haltung. Er führte den prozentualen Einfluss ein, den jedes dieser Elemente darauf hat, wie man die Person sieht, mit der sie spricht.
Das hat er gesagt:
- Wörter (die wörtliche Bedeutung) machen 7% der gesamten Nachricht aus,
- Der Tonfall macht 38% der gesamten Nachricht aus.
- Die Körpersprache macht 55% der gesamten Nachricht aus.
Hier können wir die Überlegenheit unserer Körpersprache gegenüber anderen Faktoren sehen. Videoanrufe erlauben uns nicht, dieses Element zu verwenden. Deshalb ist es wichtig, sich darauf vorzubereiten, damit das Gespräch erfolgreich ist.
Die Herausforderungen virtueller Meetings
Die nicht ganz so offensichtliche Realität:
- wir sehen uns nicht mehr1
- nonverbale Kommunikation, Mimik und Gestik innerhalb der Gruppe fehlt gänzlich
- wir sehen das Zeichen – das Handheben – nicht mehr, wenn jemand etwas sagen möchte
- dadurch – erzwungene Zwischenrufe – Chaos
- und es ist anstrengender langen Meetings mit Aufmerksamkeit zu folgen.
Wichtig: Um was für eine Art von Meeting / Vortrag handelt es sich überhaupt?
Die Art des Meetings- / Vortrags ist von elementarer Bedeutung für das Wie des Vortrags.
Beispiel(e): “I have a dream.“
Ziel(e): Begeisterung schaffen, für eine Idee
Zuhörerschaft: oftmals groß (Big Room Meeting)
Dauer: ca. 20 Minuten
Herausforderung: die Vision für die Zuhörerschaft greifbar machen
(Rück-) Fragen: kaum zu erwarten
Beispiel(e): Meeting mit dem Lenkungsausschuss eines Projekts
Ziel(e): informieren
Zuhörerschaft: zumeist klein
Dauer: max. 30 Minuten
Herausforderung: das Wichtige in aller Kürze vermitteln.
(Rück-) Fragen: wahrscheinlich
Beispiel(e): (SAFe) Team Breakout Sessions (PI Planning) / (Scrum) Retrospektive
Ziel(e): sich austauschen, Meinungen abfragen und Consens finden
Zuhörerschaft: zumeist relative klein (bis zu max. 10 Personen)
Dauer: i. d. R. bis maximal 2 Std.
Herausforderung: Jeden zu Wort kommen zu lassen, das Thema aber nicht zu „zerreden“
(Rück-) Fragen:
- wahrscheinlich / zu nahezu 100 % gegeben
- reger Austausch und hitzige Diskussionen zu erwarten
Beispiel(e):
- (SAFe) Team Breakout Sessions (PI Planning)
- (Scrum) Retrospektive
- (SAFe) Draft Plan Review
Ziel(e):
- sich austauschen, Meinungen abfragen
- Consens finden
Zuhörerschaft: kann klein sein, aber auch groß (z. B. PI Planning)
Dauer: max. 60 Minuten
Herausforderung: Das Wichtige in aller Kürze vermitteln.
(Rück-) Fragen:
- wahrscheinlich / zu nahezu 100 % gegeben
- reger Austausch und hitzige Diskussionen zu erwarten
Die Tooling-Challenge, …
… erklärt anhand eines Virtual Big Room Meetings.
Beispiel: PI Planning => Draft Plan Review
Vortragsart: Information, mit zu erwartender Diskussion
Rahmenbedingungen:
- Teilnehmer ca. 150
- ca. 125 Personen aus den (Scrum-) Teams
- ca. 25 Personen aus der Programmebene kommend – RTE(s), Product Manager(s), Architects – und sonstige Stakeholder (Business Owners, Management, etc.)
- ALLE dezentral, in deren jeweiligen (Home-) Offices sitzend
- Video Conferencing Tool: ZOOM2
Die „Unsichtbarkeit“ der Teilnehmer, …
… trotzdem man theoretisch viele / alle Teilnehmer sehen könnte.
Home Office, 09:30 Uhr, noch im Pyjama, gerade dem Bett entstiegen. Das erste (virtuelle) Meeting des Tages. Besser die Kamera ausschalten.
Und auch wenn das Antlitz schon einigermaßen präsentierbar wäre, gibt es da so manch einen kamerascheuen Muffel, der aus lauter Angst davor in der Nase bohrend von allen gesehen zu werden, lieber die Kamera ausschaltet.
Und selbst wenn der Vortragende – der Speaker – viel oder gar alle seiner Zuhörer (siehe Screenshot) tatsächlich zu Gesicht bekommt, er / sie nimmt die Menge der Personen nur wahr, sieht sie aber nicht wirklich. Nimmt deren Mimik kaum bis gar nicht wahr. Sieht die Fragezeichen in deren Gesichter nicht. Und umgekehrt, nehmen die Zuhörer nur einen kleinen Teil der Mimik und Gestik des Vortragenden wahr.
Die rechte Leiste, „rise hands“, Chat und nonverbale Kommunikation
Nicht wirklich. Kaum ein Speaker kann sich während eines Vortrags darauf konzentrieren, was da in der rechten Leiste abgeht. Die gehobene Hand (siehe Lana Learner im Screenshot) geht ebenso unter wie die ablehnende Haltung von Patty und die Zustimmung von Sally Learner.
Und weil Lana Learner nach gefühlten 3 Minuten der Nichtbeachtung Angst hat ihr Argument / ihre Frage nicht loszuwerden, fällt sie dem Speaker einfach ins Wort.
Ganz anders, wenn der Vortragende die Menge im direkten Blickfeld hat. Zu ihr spricht. Er nimmt sowohl die Skepsis seiner Zuhörerschaft wahr als auch die Handzeichen derer, die was zu sagen haben. Mit einem kurzen Nicken in die jeweilige Richtung signalisiert er, das Handzeichen gesehen zu haben. Eine Diskussion läuft hier in der Regel viel geordneter ab.3
Und dann ist da noch die Sache mit der Klarheit, Eindeutigkeit und Verständlichkeit im Kontext
Je indirekter der Kontakt zwischen Speaker und Zuhörerschaft, desto mehr ist Klarheit, Eindeutigkeit und Verständlichkeit im Kontext erforderlich.
Conclusio
Kennt man das methodisch richtige Vorgehen für die Durchführung eines Virtual (Big Room) Meetings nicht, ist die Wahrscheinlichkeit für ein Scheitern – auch bei funktionierender Technik – groß. Wer möchte schon eine große Anzahl an Teilnehmern von deren täglichen Arbeit abhalten und dann ein Meeting mit schlechtem Ergebnis einfahren?
Ein (SAFe) PI Planning mit den vielen Meetings unterschiedlicher Art und Zielsetzungen, dauert i. d. R. zwei ganze Tage. Möchte ein Release Train Engineer (RTE) hier suboptimales Ergebnis einfahren? Wohl eher nicht.
Sie wollen ihre virtuellen Meetings erfolgreich ablaufen lassen und wollen sichergehen, dass das Ziel der Veranstaltung erreicht wird?
Kontaktieren Sie uns; wir beraten Sie gerne!
1. Wenn wir kein (kollektives) Stirnrunzeln mehr in den Gesichtern der Zuhörer sehen, wissen wir auch nicht, ob alles verstanden wurde oder ob Zustimmung herrscht.↩
2. ZOOM bietet einige Features an, die andere Video Conferencing Tools nicht haben. Und trotzdem ist es eine Challenge!↩
3. Natürlich gibt es auch ungeübte Redner, denen eine solche Veranstaltung aus der Hand gleiten kann.↩
 Meetings – Herausforderungen jenseits der Technik){kind=link}
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